Tetkik Süresi Hesaplama Talimatı

1 AMAÇ

Tetkik tipleri ve kuruluş yapısı dikkate alındığında tetkikler için harcanacak adam/gün sayılarını ve ücretlerini belirlemektir.

2 KAPSAM

• Belgelendirme, Yeniden Belgelendirme, Ön Tetkik, Aşama 1 Tetkiki, Gözetim, Takip ve Kapsam Genişletme v.b Tetkiklerini kapsar.
• Yönetim sistem tabanlı uygunluk değerlendirme amaçlı ürün belgesi almak isteyen müşterilerin tüm süreçleri bu prosedür ile beraber, Denetim Süresi Belirleme Ve Fiyatlandırma Talimatına göre yapılır.

3 SORUMLULUKLAR

Bu talimatın uygulanmasından Planlama Sorumlusu, Gıda Planlama Sorumlusu, Baş Tetkik Görevlileri, Tetkik Görevlileri, Operasyon  Müdürü sorumludur.

4 TANIMLAR

5 UYGULAMA

5.1 TÜM YÖNETİM SİSTEMLERİ İÇİN

5.1.1.   Tetkik için harcanacak olan zaman,

-Kuruluşların büyüklüğüne ve yerleşim özelliklerine,

-Tetkik tipi ve kapsamına,

–Dış Kaynaklı Proseslere

-Yerleşim özelliklerine,

-Organizasyon yapısının karmaşıklığına bağlıdır.

5.1.2. Çevre Yönetim Sistemi Denetim ekibi için gerekli yeterlilikleri belirlemek, denetim ekibi üyelerini seçmek ve denetim süresini belirlemek için başvuru incelemesi yapan personel aşağıdaki bilgilere sahip olmalıdır.

– Çevresel terimlere ve tanımlara yönelik bilgi.

– Çevre boyutlarına ve ilgili etkilerine yönelik bilgi.

– Şirketin faaliyetlerinden etkilenebilecek hassas çevrelere (örneğin bataklık, flora, fauna ve insan toplulukları) yakınlık dahil olmak üzere gerekli yeterliliğe sahip denetim ekibinin seçimi için yeterli sahaya ilişkin faktörler hakkında bilgi.

  5.1.3.Tetkik için harcanacak zamanların belirlenmesi için başlangıç noktası kuruluşta çalışan sayısıdır. Kuruluşta çalışan sayısına göre tetkik gün sayısı ve tetkikçi sayısı Planlama Sorumlusu tarafından belirlenir. Firma birden fazla iş yapabilir veya bir iş içerinde değişik prosesleri sistem içerisine dahil etmeyebilir. Bu durumda firmanın kurmuş ve uyguladığı kapsam dahilinde çalışan kişi sayısı baz alınır. Ancak, kapsam içerisinde bu prosesler veya dış kaynaklı prosesler var ise mutlaka denetim süresi belirlenirken bu prosesler firmanın kendi prosesiymiş gibi dikkate alınır.

Çalışan kişi sayısının tam anlamı, firmada bir anda görülebilecek maksimum kişi sayısıdır. Bu yüzden tetkik zamanı belirlenirken hangi vardiyada en çok kişi görüleceği göz önünde bulundurulmalıdır.

Etkin çalışan sayısı tetkik sırasında hazır bulunacak kalıcı olmayan çalışanları da kapsar (sezonluk, geçici ve anlaşmalı). Firma ile tetkik zamanında anlaşılması bu yüzden önemlidir. Firmanın yaptığı işin durumuna göre tüm kapsam işlerinin görülmesi açısından sezonun, vardiyanın, ayın ve hatta günün en uygun şekilde seçilmesi gerekir.

Tetkik sırasında görülecek mevsimsel, taşeron, part time işçilerde personel sayısı içerisine dahil edilmelidir. (IAF MD 5)

Çalışma saatlerine bağlı olarak, part-time personel sayısı azaltılabilir veya tam zamanlı personel sayısına eşit olacak bir sayıya dönüştürülebilir. Teknolojinin ve otomasyonun olmamasından dolayı, geçici kalifiyesiz çalışanların sayısında da uygun bir azaltma yapılır. Ayrıca aynı işi yapan personel sayısının büyük bir oran kapsadığı durumlarda da, personel sayısında uygun bir azaltma yapılmalıdır, ör: taşımacılık, iş hattı, bağlantı hatları vb. (IAF MD 5)

Firma ile görüşülerek, firmanın tam kapsamını gösterecek en uygun tetkik zamanı belirlenir.

Ürün veya hizmetin gerçekleştirilmesi vardiya bazında oluyorsa; her bir vardiyanın tetkik kapsamı, her bir vardiyada yapılan proseslere ve kontrol seviyesine bağlı olarak değişir. Her bir vardiyanın denetlenmemesi için tetkik gün sayısı indirimi Müracaat Formuna kayıt edilir.

Vardiyalı çalışan şirketlerde öncelikle vardiyalı çalışan kişilerin yaptıkları işlerde farklılık olup olmadığı araştırılır. 3 aşamada inceleme yapılır:

• Eğer vardiyada çalışan kişiler arasında yaptıkları işler açısından önemli farklar var ise ve vardiya sayısı 2 ise, bu durumda vardiya farkı gözetmeksizin toplam tüm çalışanların sayısına göre adam/gün sayısı belirlenir.
• Eğer vardiyada çalışan kişiler arasında yaptıkları işler açısından önemli farklar var ise ve vardiya sayısı 2’den fazla ise, bu durumda birbirinden farklı iş yapan vardiyalardaki çalışan sayısı alınır.
• Eğer vardiyada çalışan kişiler arasında yaptıkları işler açısından önemli farklar yok ise, bu durumda vardiya çalışma saatlerine göre sadece tetkik sürecinde görülebilecek çalışan kişi sayısı alınır. Bu hesap şuna göre yapılır:

Vardiyasız çalışan Sayısı + [Vardiyalı çalışan sayısı/(Vardiya Sayısı-1)]

Rapor yazma ve planlama süresi, toplam saha tetkik adam/gün sayısını %80inden aşağıya azaltmamalıdır. Bu durum, ilk, ara ve yeniden belgelendirme tetkiklerinde de aynı şekilde uygulanır. Yalnız burada yer tutan %20’lik kısım tetkik adam/gün sayısında azaltma için bir neden sayılmaz. (IAF MD 5)

5.1.4.    Operasyon Sorumlusu ve/veya Operasyon Müdürü tarafından kuruluşa ait bilgilerden, gerçekleştirilecek tetkik için gün sayısını azaltacak veya arttıracak faktörler varsa bunlar tespit edilir. Tetkik süresine ilave veya daha az tetkik zamanı gerektirebilecek olan faktörler aşağıda özetlenmiştir.

5.1.4.1.İlave Tetkikçi zamanı gerektirebilecek durumlar:

-Komplike yerleşimler, birden fazla bina, tesis, ayrı bölümlerde işin yürütülmesi vb. ör: Ayrı Tasarım Merkezi varsa

-Kuruluşun dokümantasyon yapısı,

–Müşteri Tarafından Oluşturulan Yönetim Sisteminin Tanımlanmış Prosesleri Ve Dokümantasyonu

 -Organizasyon yapısı ve yetkinliği,

-Tercüman gerektiren durumlar,

-İş yerinin çalışan sayısına göre çok büyük olması,

-Yüksek dereceli kanunlar (uzay, nükleer güç vb.),

-Sistemin çok karmaşık prosesler içermesi veya çok fazla sayıda tek prosese sahip olması

– Firmanın aktivitesini onaylamak için geçici sahaları ziyaret etme gerekliliği duyulması

5.1.4.2.Tetkikçi zamanının azaltılmasını gerektirebilecek durumlar (Operasyon Müdürü kontrolünde başka maddelerde eklenebilir):

• Tasarım maddesinin ve / veya diğer standart maddelerin kapsam dışı tutulması
• Düşük riskli proses veya ürüne sahip olması
• Firmanın yönetim sistemi hakkında sistem bilgisi (Ör: DV-Cert LLC tarafından daha önce başka bir standartta belgelendirilmiş olması)
• Çalışan sayısına göre küçük bir alana sahip olması (Sadece ofis işi)
• 2 veya daha fazla yönetim sisteminin entegre tetkiki olması
• Firmanın tetkik hazırlığı (Ör: Herhangi bir 3. taraf tetkike tabi tutulmuş olması veya daha önce belgeli olması)
• Düşük komplekslik seviyesinde aktiviteler
  • Tek bir prosese sahip olması (Ör:Sadece servis hizmeti)
  • Daha önceki tetkiklere dayalı olarak (iç tetkik ve 3. taraf tetkikleri) tüm vardiyalarda eşit performansın görüldüğünü gösterir uygun kanıtlar
  • Aynı işi yapan personel sayısının fazla olması
• Off-site çalışan (ör: satış personeli, sürücüler, servis personeli vb.) personelin olması ve bu kişilerin aktivitelerinin, kayıtların incelenmesi ile tetkik uygunluğuna ulaşılabilir olması

5.1.5. Tetkik zamanını  zamanın toplam olarak  %30’dan fazla azaltılması iyi olmayacaktır.

5.1.6. Tetkikler 2 aşamalı olarak organize edilir. Aşama 1 tetkiki toplam tetkik süresinin en fazla %30 u kadar olmalıdır. Yalnız Aşama 2 tetkiki, 1 adam/gün’den aşağı olamaz.

5.1.7.    1 tetkik adam/gün süresi 8 saat’dir. Tetkikin planlanmasında günlük çalışma saat sayısı artırılarak toplam adam/gün sayısında azaltma yapılmamalıdır. IAF MD 5

Tetkik süresi içerisinde döküman inceleme, aşama 1 ve aşama 2 tetkikleri süreleri toplamı değerlendirilir.

5.1.8. Firmaya ait her bir şubenin adam/gün sayısı değerlendirmesi ayrı ayrı yapılır. Bu değerlendirme yapılırken firmanın başvuruda belirttiği her bir sahada yapılan prosesler değerlendirilir

5.1.9.    Gözetim tetkikleri için belgelendirme tetkiki için ayrılan sürenin (aşama 1 ve aşama 2 toplamı) yaklaşık 1/3’ü, yeniden belgelendirme tetkikleri için 2/3’ü ayrılmalıdır (ilk tetkik, tablolarda verilen değerlere göre yapıldıysa. Yani transfer tetkik gibi normalden daha düşük bir tetkik gün sayısına göre yapılmadıysa). Bu süreleri arttırabilecek veya azaltabilecek faktörler varsa  Operasyon Müdürü tarafından dikkate alınmalı ve kayıt altına alınmalıdır.

Gözetim ve yeniden belgelendirme tetkiklerinin her birinde, müşterilerin bilgilerinin güncellemesi firmadaki değişiklikler göz önünde bulundurularak yapılır. Burada yapılan incelemeler, adam/gün artırma veya azaltma nedenleri dahil, Müracaat Formuna kaydedilir. (IAF MD 5)

5.1.10.  Geçici sahalar da tetkik programı içerisinde değerlendirilmesi gereken yerlerdir. Geçici sahalar büyük proje yönetim sahalarından küçük hizmet sahalarına göre değişiklik gösterebilir. Bu sahaların tetkik gerekliliği ve örneklemenin yapılması, KYS için ürün veya hizmet kontrolündeki veya ÇYS için firma aktivitelerine göre çevresel etki ve boyutların kontrolündeki hata riskinin değerlendirilmesine göre yapılır. Seçilen örnek sahalar firmanın yaptığı tüm hizmet çeşitliliğini ve ilgili çevresel etki-boyutları içerecek şekilde olmalıdır.  Geçici sahaların tetkiki tipik on-site tetkiklerle gerçekleştirilebilir. Veya aşağıdaki metotlar da on-site tetkikin yerine düşünülebilecek durumlardır:

• Müşteri ile ve/veya onun müşterisi ile yüz yüze veya telekonferans metoduyla görüşmek
• Geçici saha aktiviteleri için doküman inceleme gerçekleştirmek
• Geçici saha(lar) ve yönetim sisteminin tetkikle ilgili diğer bilgileri veya kayıtları içeren elektronik sahalara uzaktan erişim
• Uzaktan tetkiki etkin kılabilecek video, telekonferans ve diğer teknolojileri kullanmak

5.2.     Risk grubunun Belirlenmesi

5.2.1  ISO 9001 standardına göre firmaların yaptığı iş bazında EA kodu risk değerlendirilmesi LS.BEL.04 te verilmiştir.

5.2.2.   ISO 14001 için risk grupları tablosu LS.BEL.11 Komplekslik Ve İş Sektörleri Listesi ‘ nde görülmektedir.

Çevresel boyutlara göre komplekslik sınıflandırılması 5 kategoride gerçekleştirilmiştir.

Yüksek : Önemli tehlikesi ve mahiyeti olan çevresel boyutlar (tipik olarak birçok önemli çevresel boyuta sahip olan üretim firmaları)

Orta: Orta seviyede tehlikesi ve mahiyeti olan çevresel boyutlar (tipik olarak bazı önemli çevresel boyuta sahip olan üretim firmaları)

Düşük: Düşük seviyede tehlikesi ve mahiyeti olan çevresel boyutlar (tipik olarak bi kaç önemli çevresel boyuta sahip olan montaj firmaları)

Limitli : Limitli seviyede tehlikesi ve mahiyeti olan çevresel boyutlar (tipik olarak ofis tipi çevresel boyutlara sahip olan firmalar)

Özel : tetkik planlama aşamasında, ek olarak ve özel düşünülmesi gerektiren durumlar

Tablo 2 sadece 4 kategoriyi kapsamaktadır: Yüksek, Orta, Düşük ve Limitli

LST.S.11 endüstri sektörlerine göre 5 kategori için bağlantıları gösterir. “Özel” tip kategoriye girenler için öncelikle çevresel boyutlara göre bir sınıflandırma yapılır ve bu sınıflandırmaya göre adam/gün sayısı belirlenir.

5.2.3.   İş alanlarından, aynı sektörde iş yapan bütün kuruluşlar sürekli aynı seviyede değerlendirilmez. Her bir firma için kompleksliğin değerlendirilmesi ayrı yapılmalıdır. Herhangi bir sektör sürekli aynı kompleksliğe göre değerlendirilmemelidir. Bu yüzden her başvuruda firmanın durumuna göre komplekslik değerlendirmesi yapılır. Örneğin: ISO 14001 de Kimya sektörü yüksek kompleksliğe sahiptir. Ama eğer firma kimyasal reaksiyona girmeyen veya emisyon oluşturmayan bir karıştırma işlemine sahipse bu firma “orta” veya “düşük” kompleksliğe göre değerlendirilir.  (IAF MD 5)

5.3.     ISO 9001 standardı için ek kriterler QMS

5.3.1. ISO 9001 tetkiki de iki aşamalı olarak planlanır. Aşama 1 sahada veya ofiste doküman inceleme olarak yapılabilir. EA / NACE kod listesine göre en yüksek riskli ve yüksek riskli kodlarda Aşama 1 tetkiki sahada yapılır. Orta ve düşük riskli kodlarda Aşama 1 tetkiki ofiste doküman inceleme olarak yapılabilir. Orta ve düşük riskli kodlara dahil olan firmalarda gerekli görüldüğü hallerde Aşama 1 firma sahasında yapılabilir. Bunun kararı Baş Tetkikçi veya Operasyon Müdürü tarafından verilir. Ürün ve proses karmaşıklığına, firmanın yapısına ve büyüklüğüne göre tercih kriterleri değişmektedir. Ancak yüksek riskli ve en yüksek riskli gruplarda mutlaka sahada tetkik yapılır.

5.3.2. Ara tetkik ve yeniden belgelendirme tetkiklerinde Aşama 1 tetkiki yapılmaz. Ama eğer proseslerdeki değişikliklerden dolayı gerekli görülürse yapılmasına karar verilebilir. (ISO 17021-1 Madde 9.6.3.1.3)

 

Firma Çalışan Sayısı	İlk Belgelendirme Tetkiki (adam/gün)	Gözetim/Ara Tetkik (adam/gün)	Tekrar Belgelendirme Tetkiki (adam/gün)
1-5	1.5	0.5	1
6-10	2	0,75 – 1	1,5 – 2
11-15	2.5	0,75 – 1	1,75 -2
16-25	3	1	2
26-45	4	1,5	3
46-65	5	1,75 -2	3,5 -4
66-85	6	2	4
86-125	7	2,5	5
126-175	8	2,75 – 3	5,5 – 6
176-275	9	3	6
276-425	10	3,5	7
426-625	11	3,75 -4	7,5 – 8
626-875	12	4	8
876-1175	13	4,5	9
1176-1550	14	4,75 – 5	9,5 – 10
1551-2025	15	5	10
2026-2675	16	5,5	11
2676-3450	17	5,75 – 6	11,5 – 12
3451-4350	18	6	12
4351-5450	19	6,5	13
5451-6800	20	6,75 – 7	13,5 -14
6801-8500	21	7	14
8501-10700	22	7,5	15

Tablo 1: KYS için etkin adam/gün sayıları

Bu tabloda verilen değerler kesin yargılar olmayıp çalışan sayısına göre en uygun belirlenmiş ortalama değerleri vermektedir.

5.4  ISO 14001 Çevre yönetim sisteminde tetkik adam /gün sayısının belirlenmesi: EMS

5.4.1.   5.1.4.1 maddesine ek olarak ISO 14001 için İlave Tetkikçi zamanı gerektirebilecek durumlar:

-Benzer endüstrilere göre yüksek hassasiyette çevre boyutları olması,

-İlgili tarafların görüşleri

-En direk boyutlar (ör: merkez ofisle veya yerel otoritelerle irtibatta bulunmak)

-Sektör için ek/olağandışı olan çevre boyutları veya yasal şartlar

5.4.2.

Firma Çalışan Sayısı	Audit Duration Aşama 1 + Aşama 2 (days)				Firma Çalışan Sayısı	Audit Duration Aşama 1 + Aşama 2 (days)
	High	Med	Low	Lim		High	Med	Low	Lim
1-5	3	2.5	2.5	2.5	626-875	17	13	10	6.5
6-10	3.5	3	3	3	876-1175	19	15	11	7
11-15	4.5	3.5	3	3	1176-1550	20	16	12	7.5
16-25	5.5	4.5	3.5	3	1551-2025	21	17	12	8
26-45	7	5.5	4	3	2026-2675	23	18	13	8.5
46-65	8	6	4.5	3.5	2676-3450	25	19	14	9
66-85	9	7	5	3.5	3451-4350	27	20	15	10
86-125	11	8	5.5	4	4351-5450	28	21	16	11
126-175	12	9	6	4.5	5451-6800	30	23	17	12
176-275	13	10	7	5	6801-8500	32	25	19	13
276-425	15	11	8	5.5	8501-10700	34	27	20	14
426-625	16	12	9	6	>10700	Follow progression above

Tablo 2: ÇYS için etkin adam/gün sayıları (IAF MD 5  Annex B)

Tablo 2  sadece 4 kategoriyi kapsamaktadır. “Özel” karmaşıklığa sahip alanlarda öncelikle risk seviyesi belirlenmeli ve firma durumuna göre hareket edilmelidir. (IAF MD 5 B)

5.5. OHSAS 18001 İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği sisteminde tetkik adam/gün sayısının belirlenmesi

 5.5.1.

 

Çalışan Sayısı	1-50	51-150	151-250	251-1000	>1000
Tetkik ek süresi	0,5	1	1,5	2	Belirlenir

 Tablo 4: OHSAS tetkik süre tablosu

 5.6. ISO 22000 Gıda Güvenliği Yönetim Sistemlerinde tetkik adam /gün sayısının belirlenmesi:

5.6.1  Tetkik için harcanacak olan zaman,

• İlgili GGYS gereksinimlerine
• Kuruluşların büyüklüğüne,
• Teknolojik ve yasal içeriklere,
• Proses yapısı ve büyüklüğüne,
• GGYS kapsamında dış kaynaklı faaliyete,
• Önceki tetkik sonuçlarına,
• Alan ve çoklu alan sayısı değerlendirmelerine,
• Tetkik tipi ve kapsamına,
• Yerleşim özelliklerine,
• Organizasyon yapısının karmaşıklığına bağlıdır.

5.6.2 Tetkik için harcanacak zamanların belirlenmesi için başlangıç noktası kuruluşta çalışan sayısı, kuruluş kategorisi, ürün çeşitliliği ve tesis çokluğudur. GGYS tetkikleri için 1. Aşama tetkik toplam tetkik süresinin %30’unu aşmayacak şekilde planlanır.

ISO 22000 için tetkik süresi belirlenirken dikkate alınması gereken konularda ilki  HACCP çalışmasıdır. Bir HACCP çalışması bir ürün ağacı ya da hizmet için benzer tehlikeler, benzer üretim teknolojisi ve ilgili olduğu yerlerde benzer depolama teknolojisi olan yerlerde tehlike analizi anlamındadır. Tetkik için harcanacak zamanların belirlenmesi için başka bir nokta kuruluşta belgelendirilmiş bir yönetim sistemi sertifikasının varlığıdır. Belgelendirilmiş yönetim sistemi sertifikası, ilgili ürünler/hizmet için gıda güvenliğini kapsamalıdır. Ayrıca akredite belgelendirme olması zorunludur.  (İlgili belgelendirilmiş yönetim sistemi mevcut değilse, tetkik için ilave süre eklenmelidir).

Tetkik için harcanacak zamanların belirlenmesi için başka bir nokta da kuruluşta çalışan sayısıdır. Çalışan sayısı tam zamanlı çalışan sayısıdır. Kuruluşta çalışan sayısına göre tetkik gün sayısı ve tetkikçi sayısının planlama sorumluları tarafından belirlenmesini takiben, Baş Denetçiler tarafından kuruluşa ait bilgilerden, gerçekleştirilecek tetkik için gün sayısının değiştirilmesini gerektirecek faktörler varsa bunlar tespit edilir.

Çalışan sayısı ve kapsam kontrol edilerek net yazılmalıdır.Eğer başvuruda yapılan çalışan sayısı ve kapsam ile aynı değilse Planlama Sor. Gerekli bilgiler verilmeli ve plan ona göre hazırlanmalıdır. Firma kapsamı (ISO 22003 (E) EK A baz alınarak hazırlanan) Tablo 6’ da yer alan Kategori Kodlarına göre belirlenmelidir.

5.6.3 Tetkik süresine ilave tetkik zamanı gerektirebilecek olan faktörler aşağıda özetlenmiştir.

İlave tetkik zamanı gerektirebilecek durumlar

• Komplike yerleşimler, birden fazla bina, tesis, ayrı bölümler vb.,
• Tercüman gerektiren durumlar,
• Ürün çeşitlerinin sayısı,
• Üretim hatlarının sayısı,
• Ürün geliştirme,
• Kritik kontrol noktalarının sayısı,
• Operasyonel ön gereksinim programlarının sayısı,
• Kuruluş içi laboratuar analizleri,

Azaltma Nedenleri:

• Az riskli ürün veya proses grubu,
• İş yerinin çalışan sayısına göre çok küçük olması,
• Proseslerin basit genel aktiviteler olması (hizmet gibi),
• Çalışanların büyük çoğunluğunun basit ve benzer görevlerinin olması,
• Başka bir kuruluştan mevcut sistem belgesinin olması ve müşterinin tetkik bilgisi,

 Bütün belgelendirme tetkikleri 2 aşama yapılır. 1.aşama tetkikleri sahada yapılır. Sahada yapılacak 1.aşama tetkiki Başdenetçi tarafından (gerek görüldüğünde Denetçi ile birlikte) yapılır. Tetkik ekibi 1.aşama tetkikin sonunda artırma faktörlerine göre 2.aşama’nın süresini belirler. Toplam tetkik süresi 1.aşama ve 2.aşama’nın toplamıdır.  ISO 22000 yönetim sistemi 2. Aşama tetkikinde plan 1. Aşamada elde edilen bulgular neticesinde baş denetçi tarafından hazırlanır.

ISO 22000 için belgelendirme tetkiki (1.aşama ve 2.aşama) için ayrılan toplam tetkik zamanı içine planlama ve rapor yazma faaliyetleri dahil değildir. ISO 22000 tetkikleri için,  1. Aşama ve 2. Aşama tetkikleri arasındaki sure 6 aydan fazla olmamalıdır. Daha uzun sürelerde 1. Aşama tetkiki tekrar yapılmalıdır.

ISO 22000 GGYS tetkiklerinde çok sahalı organizasyonların tetkik gün sayısı (ISO 22003  Çizelge 1 baz alınarak hazırlanan) Tablo 5’de gösterilmiştir.

   Çok sahalı işletmeler için denetlenecek tesis Sayısı, A, B, G, H, J kategorilerinde ve tesis sayısı 20’den fazla olan işletmeler için uygulanacaktır. Kategorisi A, B, G, H ve J olup tesis sayısı 20’ye kadar olan işletmeler için tüm tesisler denetlenmelidir. Bu durum tüm gözetim ve belgelendirme tetkikleri için geçerlidir. Belgelendirme ve takip tetkiklerinde işletmenin tüm tesisleri plana dahil edilmelidir.

Gözetim tetkikleri için belgelendirme tetkiki için ayrılan sürenin yaklaşık 1/3’ü, yeniden belgelendirme tetkikleri için 2/3’ü ayrılmalıdır. (Bu süre belirlenirken ilk belgelendirme tetkikinde gerekçeli bir azaltma yapılmış olsa bile gözetim ve yeniden belgelendirme tetkiklerinde süre belirlenirken planlama, tetkik tipine ve kapsam kategorisine göre tetkik uygulama çizelgesinde belirtilen süre esas alınarak yapılmalıdır). Bu süreleri arttırabilecek faktörler varsa Başdenetçi tarafından dikkate alınmalı ve kayıt altına alınmalıdır. Örneğin: yemek firmalarında denetlenecek olan tesislerin (projelerin) çalışma saatlerine bakılarak çalışma saatinin yarısı baz alınarak tetkik zamanına eklenir. Tetkik planı bu şekilde düzenlenir. Tetkik süresine yolda harcanacak zaman dahil değildir.

Tetkik için harcanılacak zaman ISO 22003 (E) Tablo B.1 esas alınarak yapılır.

(ISO 22000 için)

5.6.4 Tetkik Süresi Belirlenirken Dikkat Edilecek Unsurlar;

Tek şubeli tetkik süresi hesaplaması;

Ts = ( D + H + MS + FTE)

D: Temel yerinde tetkik süresi

H: Her bir ek HACCP planı için ekstra gün

MS: İlgili yönetim sisteminin yokluğu için tetkik günü

FTE: Çalışan sayısı için tetkik günü

Toplam Tetkik Süresi = Ts = 1.Aşama + 2.Aşama

İlave tesis olduğu takdirde;

Tesisler için harcanacak en kısa tetkik süresi, (Tm)

Tm = (0.5 x Ts) x Tesis Sayısı,

Toplam Tetkik Süresi = Ts + Tm = 1.Aşama + 2.Aşama

Tm = (0.5 x Ts) (Farklı kapsamlar faaliyet gösteren organizasyonlar için tetkik gün sayısı belirlenirken D (TEMEL YERİNDE DENETİM SÜRESİ) en fazla olan kategori dikkate alınır, diğer kapsamlar H (İLAVE HACCP ÇALIŞMALARI İÇİN DENETİM GÜNLERİ) tetkik günleri olarak gün sayısına eklenir.

 ÖRNEK: 1 MERKEZ VE 3 FARKLI ŞUBEDE FAALİYETLERİNİ SÜRDÜREN VE SÜT, YOĞURT VE TEREYAĞI ÜRETEN BİR İŞLETMEDE 712 ÇALIŞAN BULUNMAKTADIR. KURULUŞUN HERHANGİ BİR BAŞKA SİSTEM BELGESİ BULUNMAMAKTADIR

• KATEGORİ: C
• Toplam Tetkik Süresi= Ts+Tm

Ts = (D + H + MS + FTE)

D = 1,5

H = 1,0

MS = 0,25

FTE = 2,5

Ts = 5,25 adam*gün

Tm = (0.5 x Ts)xTesis Sayısı=(0,5*5,25)*3 =7,88

TOPLAM DENETİM SÜRESİ=5, 25+7,88 = 13,13 adam*gün

1. AŞAMA = 2 ADAM*GÜN
2. AŞAMA = 11 ADAM*GÜN

TABLO 5- ÇOK TESİSLİ İŞLETMELER İÇİN TETKİK EDİLECEK TESİS SAYISI (ISO 22003 EK B)

 

	Toplam Tesis Sayısı
	x 1 ile 20 arasında	21	22	23	24	25	26	27	28
20’nin üzerindeki tesis sayısı	0	1	2	3	4	5	6	7	8
Tetkik edilecek ilave tesis sayısı	0	1	1	1	1	1	2	2	2
Tetkik edilecek tesis sayısı	x	21	21	21	21	21	22	22	22

 

 

Kategori	D ( Temel yerinde tetkik süresi) Tetkik günü	H (Her bir ek HACCP planı) Tetkik günü	MS (İlgili yönetim sisteminin yokluğu için tetkik günü)	FTE (Çalışan sayısı için tetkik günü)	Ek her bir şube için en az tetkik süresi
A(AI,AII)	0,75	0,25	0,25	1 – 19 = 0 20 – 49 = 0,5 50 – 79 = 1 80 – 199 = 1,5 200 – 499 = 2 500 – 899 = 2,5 900 – 1299 = 3 1300 – 1699 = 3,5 1700 – 2999 = 4 3000 – 5000 = 4,5 > 5000 = 5	En Kısa Sahada yapılacak tetkik süresinin en az %50 si
B(BI,BII)	0,75	0,25
C(CI,CII,CII,CIV)	1,5	0,5
D(DI,DII)	1,5	0,5
E	1	0,5
F(FI,FII)	1	0,5
G(GI,GII)	1	0,25
H	1	0,25
I	1	0,25
J	1	0,25
K	1,5	0,50
	1,5	0,5
	1	0,25

Tablo 6. Belgelendirme tetkik süre hesaplama tablosu

• Firma tetkik planı yapılırken, HACCP planı sayısı dikkate alınmalıdır. Aşağıdaki tabloda sektörlere göre en az HACCP planı sayısı bulunmaktadır.

Tablo 7. Kategori grubuna gore minimum gösterilmesi gereken HACCP planı sayısı

* Firma kategorisi belirlenirken, yaptığı tüm faaliyetler ayrı ayrı kategori olarak değerlendirilir. Firmanın başvuru formunda yazdığı kapsama gore firma kategorisi belirlenir.

Kullanıcı grubunun tamamen farklı olduğu ürünlerin üretilmesi koşulu dikkate alınarak HACCP planı sayısı değerlendirmesi yapılır.

Tetkik süresi hesaplanırken, ürün çeşit sayısı, ürün akış sayısı, ürün geliştirme, KKN sayısı, operasyonel OGP sayısı, alt yapı, üretim ortamı, kendi laboratuvar alt yapısı, çevirmek ihtiyacı olup olmadığı da dikkate alınmalıdır.

5.7. Transfer Belgelendirme Tetkik Gün sayısı:

Öncelikle firmanın transfer tetkikine uygun olup olmadığı araştırılır. Bunun için “öninceleme ve belgelendirme şartları”na bakınız. Eğer firma transfer için kabul edilirse bu durumda firmanın çalışan sayısına göre ve belgelendirme sürecine göre (yapılacak olan transfer tetkikinin ara tetkik sırasında  veya yeniden belgelendirme sırasında olma durumu) tetkik adam gün sayıları belirlenir. Bu süreyi belirlemek için, KYS standardında Tablo 1’in belgelendirme prosesine göre ilgili adamgün sayıları  ve ÇYS standardı için Tablo 2 deki belgelendirme prosesine göre ilgili adamgün sayıları baz alınır.

Yeniden belgelendirme tetkiki sırasında yapılan transfer başvurularında firmanın tetkikinin ilk belgelendirme yapılması için firmaya tavsiyede bulunulur. Firma kabul etmediği durumda transfer tetkik olarak alınarak yeniden belgelendirme transferi yapılır.

Transfer belgelendirmelerde tetkik süresine (ara veya yeniden belgelendirme tetkik süresi) 0,5 gün ilave edilir. Bu süre içerisinde döküman inceleme yapılır.

5.8  Entegre Tetkiklerde Tetkik Gün Sayısı:

İki veya daha fazla sistemin entegre tetkik kapsamında değerlendirilmesi için öncelikle aşağıdaki uygulamaların paralel ve aynı doküman sistemi üzerinden yürümesi gerekmektedir.

• Organizasyon ve sorumluluklar
• Yönetim Temsilcisi
• Doküman ve Kayıt Kontrolü
• Entegre Yönetim Sistem Kayıtları
• İç tetkikler (Aynı anda veya her ikisinde yetkili olan iç denetçiler tarafından yürütülmeli)
• Yönetim Gözden Geçirme
• Düzeltici Önleyici Faaliyetler
• Eğitim

EA-7/05 e göre entegrasyon düzeyi belirlenir.

Entegrasyon Düzeyi %	100
	80	5	5	10	15	20
	60	5	5	10	15	15
	40	0	5	10	10	10
	20	0	5	5	5	5
	0	0	0	0	0	0
	0	20	40	60	80	100
Entegre Tetkik Gerçekleştirme Yeterliliği %

Dikey eksen, yönetim sisteminin entegrasyon düzeyini gösterir. 8 kriter üzerinden değerlendirilir.

1. Yönetim Gözden Geçirmeler genel iş stratejisi ve planını göz önünde bulundurmak
2. İç tetkikler için entegre bir yol izlemek.
3. Politika ve hedefler için entegre bir yol izlemek.
4. Sistemlerin prosesleri için entegre bir yol izlemek.
5. İş talimatlarını içeren entegre bir dokümantasyon hazırlamak.
6. İyileştirme tekniklerinde entegre bir yol izlemek. (Düzeltici ve önleyici faaliyetler, ölçümler ve sürekli iyileştirme)
7. Risk yönetimi yaklaşımları ile planlamada entegre bir yol izlemek.
8. Yönetim desteği ve sorumluluklarında entegre bir yol izlemek.

Yukarıda belirlenen 8 kriter için toplam puan max 100 olarak belirlenmiştir. Her kriter 12,5 puan üzerinden değerlendirilir, alınan toplam puan tablonun dikey ekseninde işaretlenir.

Yatay eksen, tetkik ekibindeki denetçilerin birden fazla standardı içeren tetkiki gerçekleştirebilme yeterliliğini gösterir.

Tetkik ekibinin yeterliliğini belirlemek için aşağıdaki formül kullanılır ve çıkan puan tablonun yatay ekseninde işaretlenir.

100*(X1-1)+(X2-1)+(X3-1)+(Xn-1)

Z*(Y-1)

X = Denetçinin, entegre tetkik kapsamı ile ilgili yetkili olduğu standart sayısı

Y = Entegre tetkik kapsamındaki standart sayısı

Z = Denetçi sayısı

Entegre tetkiklerin indirim oranı belirlenirken yukarıdaki tablodan yararlanılır. Yatay ve dikey eksende belirlenen % oranlarının kesiştiği noktadaki değer belirlenir. Entegre tetkiklerde, sadece entegre tetkik nedeniyle max %20 indirime izin verildiği tabloda görülmektedir.

Bu faaliyetler birlikte yürütülüyorsa ve ayrıca tetkike atanacak tetkik ekibi tetkiki yapılacak sistemlerin tümü için denetçi olarak atanmışsa entegre tetkik yapılabilir.

Entegre tetkik sistemlerinde her bir tetkik sisteminin adam/gün sayısı ayrı ayrı hesaplanır. Bu hesaplama sırasında ayrı ayrı hesaplanırken indirim hiçbir nedenle yapılmamalıdır, tablolarda verilen değerler dikkate alınarak toplam adam/gün sayısı çıkar. Her bir yönetim sistemi için çıkan adam/gün sayıları toplamı tetkik için kullanılacak adam/gün sayısını teşkil eder.

Entegre tetkik gözetim tetkiki ile ilk belgelendirme tetkiklerinin entegrasyonu,  transfer tetkik ile ilk belgelendirme tetkikinin ve hatta transfer tetkik ile gözetim tetkikin entegrasyonu şeklinde de yapılabilir. Bunlarda da yine her biri için ayrı ayrı adam/gün sayısı hesaplamaları indirimsiz bir şekilde yapılır ve toplamda elde edilen adam/gün sayısı sonucu üzerinden, sadece entegre tetkik nedeniyle en fazla %20 olacak şekilde indirim yapılır. ISO 22000 Gıda Güvenliği yönetim sistemlerinde entegrede olsa ISO 22000 tetkik süresinde indirim yapılmaz.

5.9  Diğer Tip Tetkiklerde Tetkik Gün Sayısı

Burada konu; İsim Değişikliği, Kapsam Değişikliği, Adres Değişikliği, Saha eklenmesi veya azaltılması, Kısa Süreli-Haberli Tetkik, Takip Tetkiki konularını içerir.

Bu tip tetkiklerde tetkike giden ekipteki baş denetçi veya Operasyon Müdürü kontrolünde Planlama sorumlusu tarafından firmanın durumuna göre tetkik gün sayısı belirlenir.

5.10      Ön Tetkiklerde Tetkik Gün Sayısı

Firmanın çalışan sayısı dikkate alınarak aşağıdaki toplaya göre ön tetkik adam/gün sayısı belirlenir. Adam/gün ücreti madde 5.12’ de belirtilen ücretlendirme üzerinden yapılır.

 

Çalışan Sayısı	Ön Tetkik Adam/Gün Sayısı
1 – 500	1
500 – 1000	2
>1000	3

Tablo 8: Ön tetkik adam/gün sayısı

 5.11. ÇOK SAHALI FİRMALARIN DENETİM GÜN SAYILARI

Çok Sahalı firmalarda tetkik gün hesabı her bir saha için ayrı ayrı yapılır. Çok Sahalı Tetkik Talimatına göre örnekleme methoduyla seçilen sahaların proseslerine göre ayrı ayrı değerlendirme yapılır. Her bir saha tek başına firmaymış gibi değerlendirilir ve her biri kendi yaptığı prosesler bazında risk grubuna göre gerekli indirim ve artırma nedenleri de belirtilerek adam gün sayısı belirlenir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

• Denetim Prosedürü
• Belgelendirme Prosedürü
• Başvuru Formu
• Müracaat Formu
• Belgelendirme Sözleşmesi
• Komplekslik Ve İş Sektörleri Listesi
• R40.02- Kalite Yönetim Sistemi (TS EN ISO 9001) ve Çevre Yönetim Sistemi (TS EN ISO 14001) Baştetkikçileri, Tetkikçileri ve Teknik Uzmanlar İçin Şartlar Rehberi
• R40.05-AKREDİTE KURULUŞU’ın tanık olacağı yönetim sistemi Belgelendirme Denetimleri ile Onaylanmış Kuruluşlar ve adaylarının belgelendirme denetimlerine ilişkin kurallar rehberi
• R40.06- Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi (ISO 22000) ve FSSC 22000 Akreditasyon Rehberi
• R40.01 Sistem Belgelendirme Kuruluşları İçin Akreditasyon Kapsamı 
• R40.07 Çevre Yönetim Sistemi Belgelendirmesi için Yeterlilik Analizi Rehberi
• R50.04 Ürün Belgelendirme Kuruluşlarının Akreditasyonuna Dair Rehber
• R10.13 Onaylanmış Kuruluş Adayı Uygunluk Değerlendirme Kuruluşları İçin Akreditasyon Rehberi
• R10.04 Uygunluk Değerlendirme Kuruluşlarının Akreditasyonu Rehberi
• Y10.01 Uygunluk Değerlendirme Kuruluşlarının Akreditasyonu Hakkında Yönetmelik
• IAF MD-1, IAF MD-2, IAF MD-3, IAF MD-5, IAF MD-11,